Кратката версия

Три записа в DNS казват на Gmail и Outlook „този сървър има право да праща поща от името на този домейн“. Нямате ли ги — писмата ви изглеждат като чужди писма, представящи се за ваши. Точно това правят и измамниците, затова филтърът реагира еднакво.

Записите са SPF, DKIM и DMARC. Не е необходимо да разбирате как работят, за да ги имате. Но помага да знаете какво правят.

Първо: проверете какво казва самият Gmail

Не гадайте. Направете следното:

Пратете имейл от вашия адрес (name@firma.bg) до някой Gmail адрес — свой или на познат.
Отворете писмото в Gmail през браузър.
Трите точки горе вдясно → „Показване на оригинала“ / „Show original“.

Ще видите нещо такова:

SPF:   PASS  with domain firma.bg
DKIM:  PASS  with domain firma.bg
DMARC: PASS

Три пъти PASS — авторизацията ви е наред и проблемът е другаде (вижте по-долу). Ако видите FAIL, SOFTFAIL или NEUTRAL — намерили сте причината.

Втора проверка, ако предпочитате инструмент: mail-tester.com дава адрес, пращате му писмо и получавате оценка от 10 с конкретен списък какво липсва. Безплатно, без регистрация.

Какво правят трите записа

SPF е списък: „поща от firma.bg идва от тези сървъри“. Ако писмото дойде от друго място, получателят го знае.

Важна подробност, която бърка почти всички: SPF проверява адреса, на който биха се върнали грешките, а не този, който вие виждате като подател. Затова е възможно SPF да мине, а писмото пак да изглежда подозрително — вижте DMARC.

Правило, което често се нарушава: може да имате само един SPF запис. Два записа не се събират — резултатът е грешка и всичко пада. Ако сте добавяли Google Workspace, после нюзлетър услуга, после нещо друго, проверете дали нямате два.

DKIM е подпис. Всяко изходящо писмо се подписва криптографски, а публичният ключ стои в DNS. Получателят проверява подписа и вижда, че съдържанието не е пипано по пътя.

DKIM записа не се пише на ръка. Доставчикът ви го генерира и ви дава готов текст. Копирате го буквално, включително точките накрая.

DMARC е инструкцията какво да стане, ако първите две не минат: нищо, в спам, или отхвърли. Той е и единственият, който изисква подателят, който виждате, да съвпада с домейна, който е минал проверката.

Ако тепърва ги настройвате — по този ред

Редът има значение. Обратният ред блокира собствената ви поща.

DKIM и SPF първо. Пуснете ги, пратете тестово писмо до Gmail и вижте PASS и на двете.
Чак тогава DMARC, и то с p=none. Това значи „наблюдавай, не блокирай нищо“. Оставяте го поне две седмици.
След това постепенно към p=quarantine, после p=reject — с седмици между стъпките.

Пълното преминаване от нула до p=reject отнема около 6 седмици, ако го правите безопасно. Може и за един ден — и тогава собствените ви фактури спират да пристигат, а разбирате от клиент.

Не сте длъжни да го правите сами. Кажете ни и го поемаме.

„SPF минава, DKIM минава, пак съм в спам“

Тогава причината е репутация или съдържание. По ред на честота:

Домейнът е нов. Домейн, регистриран преди месец, който изведнъж прати 500 писма, изглежда точно като спам кампания. Започнете бавно — първите седмици нормална лична кореспонденция, не масови изпращания.
Пращате нюзлетър от обикновената си пощенска кутия. Не го правете. Използвайте услуга за бюлетини. Един-единствен получател, който натисне „спам“, тежи много повече, отколкото си мислите.
Списъкът ви е стар. Изпращане на 300 адреса, от които 40 вече не съществуват, е силен сигнал за спам. Чистете върнатите адреси.
Пращате само картинка. Писмо, което е един голям банер без текст, изглежда като реклама, защото е.
Скъсяване на линкове (bit.ly и подобни). Тежко подозрителни. Слагайте пълния адрес.
Няма как да ви отпишат. Ако пращате нещо, което прилича на маркетинг, трябва да има линк за отписване. Без него сте в нарушение и на GDPR.

Думи като „безплатно“ и удивителни знаци имат значение, но много по-малко, отколкото се говори. Ако авторизацията е наред и списъкът е чист, текстът рядко е причината.

Формата за контакти на сайта праща в спам

Различен случай, същата причина. Формата праща от сървъра на сайта, но с подател info@firma.bg — а този сървър не е в SPF списъка ви. Всичко изглежда като подправено писмо.

Правилното решение: формата праща от собствен адрес на сървъра и слага вашия адрес в полето „Reply-To“. Тогава натискате „Отговор“ и отговаряте на клиента, а авторизацията остава чиста.

Ако сайтът е наш, това вече е така. Ако не е — кажете ни и го оправяме.

Проверете и обратното

Ако вие не получавате поща, това е друг проблем — MX записите, не SPF. Пишете ни какъв е адресът и от къде е пратено писмото, което не е дошло.

Заседнахте ли?

Пишете на contact@hostika-bg.com с домейна си. Проверката на трите записа отнема минути и я правим безплатно, независимо дали пощата ви е при нас.

Защо имейлите ви отиват в спам